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Wie funktioniert ein Warehouse Management System?

Ein Warehouse Management System, kurz WMS, unterstützt Unternehmen dabei, ihre Lagerprozesse digital zu steuern und zu überwachen. Dabei geht es nicht nur darum, vorhandene Bestände zu verwalten. Ein WMS begleitet den gesamten Warenfluss und sorgt dafür, dass bekannt ist, welcher Artikel sich in welcher Menge an welchem Lagerplatz befindet und welche Aufgaben als Nächstes durchgeführt werden müssen.

2026-09-14 10:02:23

Gerade in größeren Lagern mit vielen Artikeln, Lagerplätzen und Aufträgen kann die manuelle Organisation schnell unübersichtlich werden. Ein WMS schafft hier eine zentrale digitale Grundlage und verbindet die einzelnen Lagerprozesse miteinander.

Was macht ein WMS?

Ein Warehouse Management System bildet die Abläufe innerhalb eines Lagers digital ab. Dazu gehören beispielsweise Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Auslagerung und Inventur.

Damit das System arbeiten kann, benötigt es zunächst relevante Informationen. Dazu gehören beispielsweise Artikelstammdaten, Lagerplätze, Bestände und Aufträge. Diese Daten können entweder direkt im WMS gepflegt oder aus einem übergeordneten ERP-System übernommen werden.

Während des laufenden Lagerbetriebs werden die Daten durch die tatsächlich durchgeführten Prozesse aktualisiert. Mitarbeiter erfassen ihre Tätigkeiten beispielsweise über Smartphones oder MDE-Geräte per Barcode-Scan. Das WMS verarbeitet diese Informationen und aktualisiert anschließend die entsprechenden Bestände und Lagerplätze.

So entsteht ein digitaler Kreislauf: Daten werden bereitgestellt, Lageraufgaben werden ausgeführt, die Durchführung wird erfasst und die Informationen anschließend im System aktualisiert.

Wie läuft ein WMS-Prozess ab?

Die genaue Funktionsweise hängt von der jeweiligen Software und den Anforderungen des Unternehmens ab. Ein typischer Ablauf lässt sich jedoch anhand der wichtigsten Lagerprozesse erklären.

Stammdaten werden im System hinterlegt

Bevor ein WMS eingesetzt werden kann, müssen zunächst wichtige Stammdaten vorhanden sein. Dazu zählen unter anderem Artikel, Artikelnummern, Barcodes, Lagerplätze und gegebenenfalls Kunden oder Lieferanten.

Auch Informationen wie Gewicht, Abmessungen, Mindestbestände oder Lagerstrategien können je nach System hinterlegt werden.

Bei einer Anbindung an ein ERP-System können diese Informationen automatisch an das WMS übertragen werden. Dadurch müssen Daten nicht zwingend doppelt gepflegt werden.

Wareneingänge werden erfasst

Kommt neue Ware im Unternehmen an, beginnt der digitale Prozess häufig mit dem Wareneingang.

Der Mitarbeiter erhält beispielsweise einen erwarteten Wareneingang auf seinem mobilen Endgerät. Anschließend scannt er den Artikelbarcode und erfasst die tatsächlich eingegangene Menge.

Je nach Anforderungen können zusätzlich Chargen, Seriennummern oder Mindesthaltbarkeitsdaten aufgenommen werden. Das WMS vergleicht die erfassten Informationen mit den vorhandenen Auftragsdaten und dokumentiert den Wareneingang.

Dadurch ist direkt nachvollziehbar, welche Ware tatsächlich eingetroffen ist.

Das WMS unterstützt bei der Einlagerung

Nach dem Wareneingang muss die Ware an einen geeigneten Lagerplatz gebracht werden. Das WMS kann dabei eine Einlagerungsstrategie berücksichtigen und einen passenden Lagerplatz vorschlagen.

Der Mitarbeiter erhält die Information beispielsweise auf seinem MDE-Gerät. Am Lagerplatz angekommen, scannt er den Lagerplatz und bestätigt anschließend die Einlagerung.

Damit weiß das System, dass sich der Artikel nun an diesem Lagerplatz befindet. Bei einer chaotischen Lagerhaltung kann das WMS entsprechend verwalten, dass ein Artikel an unterschiedlichen geeigneten Lagerplätzen liegen kann.

Bestände werden laufend aktualisiert

Eine zentrale Funktion eines WMS ist die laufende Bestandsführung.

Jede bestätigte Lagerbewegung verändert den Bestand. Wird beispielsweise Ware eingelagert, erhöht sich der Bestand. Wird ein Artikel kommissioniert oder ausgelagert, reduziert sich der verfügbare Bestand entsprechend.

Auch Umlagerungen werden berücksichtigt. Wird ein Artikel von Lagerplatz A nach Lagerplatz B gebracht, wird diese Veränderung durch den Scan dokumentiert.

Dadurch entsteht eine möglichst aktuelle Übersicht darüber, welche Bestände vorhanden sind und wo sie sich befinden.

Aufträge werden zur Kommissionierung bereitgestellt

Erhält das Unternehmen einen Kundenauftrag, kann dieser aus dem ERP-System an das WMS übergeben werden. Das WMS übernimmt anschließend die operative Steuerung der Kommissionierung.

Der Mitarbeiter erhält auf seinem mobilen Gerät Informationen darüber, welche Artikel benötigt werden und wo diese zu finden sind.

Je nach WMS können dabei verschiedene Strategien eingesetzt werden. Das System kann beispielsweise die Reihenfolge der Lagerplätze berücksichtigen, mehrere Aufträge zusammenfassen oder bestimmte Aufträge priorisieren.

Am Lagerplatz scannt der Mitarbeiter den Artikel und entnimmt die vorgegebene Menge. Dadurch kann das WMS kontrollieren, ob der richtige Artikel ausgewählt wurde.

Auslagerung und Versand werden dokumentiert

Nach der Kommissionierung werden die Waren beispielsweise an einen Pack- oder Versandbereich übergeben. Auch dieser Prozess kann digital erfasst werden.

Das WMS dokumentiert, welche Waren aus dem Lager entnommen wurden, und aktualisiert die entsprechenden Bestände. Je nach System können zusätzlich Pack- und Versandprozesse integriert werden.

So lässt sich der Warenfluss vom Auftrag bis zur tatsächlichen Auslagerung nachvollziehen.

Inventur und Bestandskontrolle

Auch bei der Inventur kommt das WMS zum Einsatz. Mitarbeiter können Lagerplätze oder Artikel direkt vor Ort mit einem mobilen Gerät erfassen.

Die gezählte Menge wird mit dem im System vorhandenen Bestand verglichen. Werden Unterschiede festgestellt, können diese als Inventurdifferenzen dokumentiert und anschließend geprüft werden.

Durch die mobile Datenerfassung entfällt die aufwendige Übertragung von Papierlisten in ein digitales System.

Wie kommuniziert ein WMS mit anderen Systemen?

Ein WMS arbeitet häufig nicht isoliert. Besonders wichtig ist die Anbindung an ein ERP-System. Das ERP stellt beispielsweise Aufträge, Artikelstammdaten oder Lieferinformationen bereit. Das WMS übernimmt anschließend die operative Bearbeitung im Lager.

Nach der Durchführung der Lagerprozesse können die Ergebnisse wieder an das ERP zurückgegeben werden. Dazu gehören beispielsweise Wareneingänge, Bestandsänderungen, Kommissionierungen oder Auslagerungen.

Die Kommunikation erfolgt über entsprechende Schnittstellen. Dadurch können ERP und WMS ihre jeweiligen Stärken ausspielen, ohne dass beide Systeme dieselben Aufgaben übernehmen müssen.

Welche Rolle spielen mobile Endgeräte?

Mobile Datenerfassung ist für die Funktionsweise eines modernen WMS besonders wichtig. Mitarbeiter müssen ihre Arbeit nicht erst auf Papier dokumentieren und später am Computer nachtragen.

Stattdessen können sie Smartphones oder MDE-Geräte direkt im Lager verwenden. Über Barcodes oder QR-Codes werden Artikel und Lagerplätze eindeutig identifiziert.

Ein typischer Ablauf ist beispielsweise:

Artikel scannen -> Menge erfassen -> Lagerplatz scannen -> Vorgang bestätigen -> Bestand wird aktualisiert.

Dadurch werden Informationen direkt dort erfasst, wo die Lagerbewegung stattfindet.

Welche Vorteile bietet die Funktionsweise eines WMS?

Durch die Verbindung von digitaler Lagersteuerung und mobiler Datenerfassung können Unternehmen ihre Prozesse deutlich transparenter gestalten.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

Besonders bei steigender Artikel- und Auftragszahl kann ein WMS dabei helfen, die wachsende Komplexität im Lager besser zu beherrschen.

Fazit

Ein Warehouse Management System funktioniert im Grunde wie eine digitale Steuerzentrale für das Lager. Es verbindet Stammdaten, Aufträge, Lagerplätze und Bestände mit den tatsächlich ausgeführten Lagerprozessen.

Vom Wareneingang über die Einlagerung und Kommissionierung bis zur Auslagerung werden die einzelnen Arbeitsschritte digital begleitet und dokumentiert. Mobile Endgeräte sorgen dafür, dass Informationen direkt im Lager erfasst werden und anschließend in das WMS zurückfließen.

In Verbindung mit einem ERP-System entsteht so ein durchgängiger Datenfluss zwischen den übergeordneten Geschäftsprozessen und der operativen Lagerarbeit. Das Ergebnis sind transparentere Bestände, nachvollziehbare Lagerbewegungen und effizientere Abläufe.